Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh

MỤC LỤC  

Công ty tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh

Tổ chức hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng và phổ biến của nhiều công ty hay doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể tổ chức một hội thảo thành công, suôn sẻ thì bạn phải trải qua rất nhiều khâu chuẩn bị và lên kế hoạch cụ thể.

Vậy tổ chức hội thảo là gì? Quy trình và kịch bản của một hội thảo ra sao, hãy cùng VietSky Event tìm hiểu cụ thể các vấn đề này nhé!

Tổ chức hội thảo là gì? Ý nghĩa của việc tổ chức hội thảo

Hội thảo là sự kiện diễn ra các hoạt động: thảo luận về một vấn đề thực tiễn; đối thoại, thăm dò ý kiến khách hàng hoặc chia sẻ kiến thức về ngành nghề. 

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp, công ty thường xuyên tổ chức hội thảo với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút các khách hàng tiềm năng. Đây là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu với các đối tác; tăng cường mối quan hệ với cơ quan truyền thông và nâng cao hình ảnh của công ty.

Quy trình tổ chức hội thảo

Tùy vào từng mục đích cụ thể mà mỗi một hội thảo có các quy trình khác nhau. Tuy nhiên, VietSky Event sẽ giới thiệu đến cho các bạn những quy trình bắt buộc phải có khi tổ chức hội thảo.

Xác định chủ đề hội thảo và lên kế hoạch tổ chức hội thảo

Việc xác định chủ đề hội thảo sẽ giúp bạn lên kế hoạch và nội dung diễn ra một cách chính xác, chi tiết và hiệu quả nhất.

Khi lên kế hoạch tổ chức hội thảo, bạn cần chú ý đến 10 hạng mục quan trọng sau:

• Xác định mục đích diễn ra và mục tiêu cần đạt được 
• Hội thảo diễn ra xoay quanh các nội dung chính gì? 
• Dự trù lượng người tham hội thảo 
• Tìm địa điểm tổ chức thuận tiện nhất 
• Lên thời gian tổ chức hội thảo phù hợp 
• Dự trù kinh phí tổ chức hội thảo 
• Lựa chọn đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, uy tín
• Lên danh sách khách mời 
• Viết kịch bản chi tiết hội thảo 
• Dự kiến các trường hợp phát sinh khi diễn ra hội thảo

Các hạng mục chuẩn bị cho hội thảo diễn ra

Để hội thảo diễn ra suôn sẻ và thành công, bạn cần chuẩn bị những công việc sau:

• Truyền thông sự kiện: Sau khi xác định chính xác được nội dung, thời gian, địa điểm… việc bạn cần làm là lên kế hoạch và các bước để truyền thông sự kiện. Có rất nhiều cách để bạn truyền thông như PR báo, viết bài trên web, các trang mạng xã hội…. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước hội thảo.
• Gửi thư mời cho khách sớm nhất để khách có thời gian chuẩn bị và sắp xếp lịch
• Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo phù hợp và checklist lại toàn bộ trang thiết bị cần dùng, tránh trường hợp thiếu sót.
• Hãy lên các dịch vụ đi kèm khi tổ chức hội thảo (nếu có) như: teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
• Trước khi sự kiện diễn ra hãy đảm bảo rằng bạn đã in ấn toàn bộ tài liệu cần thiết cho hội thảo. 

Tổ chức hội thảo

• Check in và đón tiếp khách mời chu đáo 
• Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện
• Ghi biên bản hội thảo
• Giải quyết các trường hợp phát sinh trong quá trình hội thảo diễn ra

Kết thúc chương trình hội thảo

Tùy từng hội thảo với các mục đích khác nhau mà chương trình kết thúc cũng khác nhau. Bạn có thể kết thúc hội thảo bằng các hoạt động như tặng quà lưu niệm cho khách

Xử lý thông tin và đánh giá kết quả hội thảo

• Đánh giá nội dung hội thảo
• Đánh giá hiệu quả hội thảo dựa trên: Thực tế số người tham dự và ý kiến của khách hàng, kết quả hoạt động truyền thông

Công ty tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh

Để tổ chức được một chương trình hội thảo là điều không phải dễ dàng đối với tất cả các doanh nghiệp. Hiểu được tầm quan trọng và những khó khăn đó, VietSky là đơn vị chuyên nghiệp tổ chức hội thảo tại thành phố Hồ Chí Minh, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, giàu tính sáng tạo chúng tôi tin chắc sẽ làm hài lòng quý khách khi sử dụng các dịch vụ mà VietSky cung cấp.

Khi bạn chọn VietSky làm đơn vị tổ chức hội thảo, bạn hãy yên tâm rằng:

• Chúng tôi có ekip làm việc ăn ý, chuyên nghiệp năng động và nhiệt huyết.
• Cam kết chất lượng chương trình luôn được đặt lên hàng đầu.
• Hoàn trả kinh phí nếu khách hàng không hài lòng về chương trình
• Có đội ngũ MC và diễn giả chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm sân khấu
• Trang bị thiết bị tổ chức hội nghị hội thảo hiện đại, đáo ứng mọi nhu cầu tổ chức như âm thanh, đèn LED, màn hình LED, máy chiếu, màn chiếu,…

Đặc biệt, chúng tôi là đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, uy tín, giá rẻ nhất tại thành phố Hồ Chí Minh.

Kịch bản tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

VietSky gửi đến các bạn khung kịch bản mà bất kỳ một chương trình hội thảo nào khi chính thức diễn ra cũng cần đến. Tuy nhiên tùy từng hội thảo cụ thể mà bạn có thể linh động thay đổi phần kịch bản này.

Đón tiếp khách mời

Chia đội ngũ nhân sự ra thành các nhóm nhỏ một nhóm để tiếp đón và hướng dẫn khách vào vị trí ngồi, một nhóm kiểm soát các hoạt động của buổi lễ khai trương.

Khai mạc hội thảo

• MC giới thiệu chương trình, giới thành phần đại biểu và tuyên bố lý do
• Đại diện phát biểu khai mạc chương trình

Các nội dung chính diễn ra

• Ban chủ trì lên điều hành chương trình (nếu có). Nếu buổi hội thảo nhằm mục đích trao đổi, giải quyết một vấn đề khó khăn nào đó, thì thường phải có ban chủ trì buổi hội thảo hội nghị để điều hành, cân nhắc, điều tiết chương trình, tránh xảy ra xung đột gay gắt hoặc đi quá xa nội dung cuộc họp.
• Nếu chương trình diễn ra trong khoảng thời gian dài, bạn nên bố trí một vài tiết mục văn nghệ để không khí thoải mái hơn, hay nghỉ giải lao giữa giờ và ăn nhẹ,…

Kết thúc hội thảo

• Đại diện lên phát biểu bế mạc chương trình
• MC tuyên bố kết thúc chương trình

Sau khi chương trình chính kết thúc thì chụp ảnh kỷ niệm để lưu lại dịp lễ quan trọng này. Có thể tặng quà cho những khách mời đặc biệt để gây ấn tượng tốt. Đội lễ tân đứng chào và hướng dẫn khách ra về. Khi hoàn thành buổi tổ chức hội thảo thì ban tổ chức dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ và thu dọn đồ đạc.

Trên đây là quy trình và kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết, cụ thể mà VietSky đã đúc kết lại và giới thiệu đến các bạn. Công việc của bạn sẽ là hiện thực hóa những thông tin trên để có thể tổ chức chương trình hội thảo thành công, hấp dẫn. Trong quá trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo mà bạn gặp bất kỳ khó khăn nào, hãy liên hệ đến VietSky để được tư vấn và hỗ trợ nhé!